Anunciar el arribo de Lara AI - Experience (BC)

En esta sección te explicaremos todo lo relativo a la comunicación a tus equipos sobre el lanzamiento de Lara AI en tu compañía.

Se recomienda comunicar el arribo de Lara a colaboradores - aproximadamente - 1 a 2 semanas antes del lanzamiento, y a líderes, gerentes y directivos de 2 a 3 semanas antes.

Paso 0: Requisitos necesarios para anunciar el arribo de Lara

1) Equipo de comunicaciones: En caso de que exista el equipo, ponlo al tanto y súmalo a las llamadas.

2) El equipo de RH debe estar al tanto del arribo de Lara: Antes de iniciar la etapa de comunicaciones, es importante que todo el área de RH esté al tanto, sobre todo los HRBPS que estarán utilizando la plataforma.

Paso 1: Canales disponibles para comunicar

Te pediremos un detalle de los canales de comunicación disponible para los distintos colaboradores:

• Correo: ¿Qué perfiles tienen correo y quienes no?

• Grupos de difusión: ¿Envían algún tipo de newsletter o información periódica a gerentes? ¿Por que canal?

• App interna: ¿Usan una aplicación interna al estilo red social? (Ej: Workplace)

• Whatsapp: ¿Tienen grupos de difusión por WhatsApp?

• Carteleras: ¿Tienen carteleras físicas o digitales en tiendas/cedis/plantas?
  

Paso 2: Comunicar el arribo de Lara

Comunicación 1: Comunicación a directivos

Dirigido a: Liderazgo de la empresa (directivos, VPs, C-levels).

Canal de comunicación: Correo (idealmente desde casilla de Head HR) + comunicarlo durante reuniones directivas (opcional).

Objetivo: Poner al liderazgo de la compañía al tanto de la iniciativa para generar sponsors internos para la adopción, generando interés también por los resultados que puedan obtenerse.

Plantillas de comunicación

• Plantilla - Correo - Liderazgo

Comunicación 2: comunicación a mandos medios de la operación

Dirigido a: mandos medios (líderes) de la operación en Tiendas/CEDIS/Plantas. 

• Nos referimos a los gerentes regionales, gerentes de tienda, gerentes divisionales, etc.

• Son aquellos perfiles que probablemente también accedan a métricas de la plataforma

Objetivo: ponerlos al tanto de la iniciativa y generar sponsors internos para la adopción.

Canales de comunicación:

• Correo: En caso que tengan

• Grupos de difusión: Por ejemplo WhatsApp o por una aplicación corporativa (Ej: workplace).

• Newsletter: En caso de que haya. Se refiere al comunicado semanal/mensual que se tiene con los mandos medios. Este un complemento a alguna de las 2 comunicaciones anteriores, para reforzar la comunicación.

Plantillas para la comunicación

• Plantilla - Correo - Mandos medios

• Plantilla - Grupos de difusión - Mandos medios

• Plantilla - Newsletter - Mandos medios 

Comunicación 3: comunicación a todos los colaboradores

Dirigido a: todos los colaboradores.

Objetivo: Anunciar el arribo oficial de Lara. Que todos conozcan la iniciativa.

Canales:

• Grupos de difusión: En caso de que haya. Por ejemplo una aplicación interna donde se suban novedades, subir pieza gráfica comunicando el arribo de Lara. (Ej: Workplace)

• Carteleras en tienda/CEDI/planta: Se recomienda sumar una pieza gráfica a las carteleras físicas o digitales.

• Primer mensaje de Lara: Previo a comenzar los contactos de Lara a los colaboradores, se enviará un primer mensaje con información clave del arribo de Lara en la empresa.

Plantillas para la comunicación:

• Plantilla - Grupos de difusión - colaboradores

• Plantilla - Cartelera - Colaboradores

• Plantilla de video 1

• Plantilla de video 2

Paso 3: Sumar información sobre Lara al proceso de onboarding

Para los nuevos colaboradores que ingresen a la compañía, es importante que durante su proceso de onboarding a la compañía, se les informe de Lara.

Por esto debemos incluir al equipo de onboarding para que:

• Ante nuevos ingresos, cargar su la info del colaborador nuevo, en la BD de colaboradores de Lara. (Ej: numero de whatsapp)

• Durante su onboarding informarlos sobre: qué es Lara, beneficios, y cómo se utiliza.

• Comentarle que Lara lo contactará en breve, y la importancia de sus respuestas.
  

Consideraciones y recomendaciones

• Siempre buscar reforzar la comunicación. Cuantos más canales y más mensajes, mejor. El enemigo número 1 de un correcto lanzamiento, es una mala comunicación inicial, en la cual las personas que reciben un mensaje de Lara no saben quién es.

• SIEMPRE utilizar números locales de cada país al utilizar WhatsApp. El hecho de que llegue un mensaje de WhatsApp con un número cuyo código de área es desconocido, levanta sospechas y puede percibirse como estafa.

• Compartir resultados de las encuestas hechas con Lara con los colaboradores. Esto los hace partícipes y fomenta mejores tasas de respuesta.

  • Pueden aprovechar mismo Lara para mandar mensajes comunicando resultados, mediante el módulo de Communications, o bien los canales mencionados arriba.

Información importante a tener en cuenta

1) ¿Anónimo o confidencial?

Al anunciar que “las respuestas son confidenciales" intenta evitar confusiones:

• "Anónimo” significa que NO se tendrá acceso a identificar la identidad de las personas detrás de cada respuesta.

• Las respuestas de los colaboradores en Lara son anónimas para los líderes. Es decir, los líderes no tienen acceso a ver los resultados.

• Pero son confidenciales para HR. Esto quiere decir que solamente un pequeño grupo de personas tendrá acceso a identificar quién ha contestado cada cosa, sobre todo para revisión de casos.

Entonces:

• Las respuestas son confidenciales (no anónimas): ya que ciertos perfiles sí tendrán acceso a identificar quién ha respondido cada pregunta.

• Para los líderes/gerentes, las respuestas sí son anónimas: ya que no tienen acceso a identificar a las personas detrás de cada respuesta.

Ante cualquier duda o inconveniente, por favor contáctate con soporte@meetlara.ai.